「デキる幹事」になるために ～宴会を成功させるコツ～

日時と場所

受付時間があればその旨も記載しましょう。また、交通の便の良いお店を選ぶと参加者も安心です。

料理内容

苦手な料理・食材を教えてもらいましょう。参加者すべてが満足できる料理は難しいですが、アレルギーや苦手な食材が分かっていると、事前にメニューを変更することもできます。

参加費用

現時点で予定している、料理内容と予算を伝えます。
予算は少し高めに伝えることで、後から下がった場合幹事が努力してくれたと、評価にもつながります。
参加してもらえる価格帯を確認するのも必要です。

休みの前日開催がベスト

宴会の開催日は仕事が休みの日の前日が一番おすすめです。
宴会の翌日が仕事だとお酒を控えたり、早く帰ったりと、参加者によっては宴会を楽しめないかもしれません。
みんなが翌日の心配をしないように、幹事様はできるだけ休みの前日で日程調整しましょう。

連休の中日に開催しない

たとえば３連休の場合、休みの前日といっても、中日には開催しないほうが良いでしょう。
人によっては３連休を使って旅行に行くことも考えられます。
長い休みの中日を宴会にすると予定が立たず、参加者が減ってしまうかもしれません。
幹事様は連休の中日を避けて日程調整をしましょう。

就業時間を考えて開催する

仕事終わりに宴会を開催する場合、就業時間を考えて決めなければなりません。 当然、宴会会場や職場から遠くに住んでいる社員もいます。 参加者みんなが余裕をもって準備できる時間を確保する必要があります。 幹事様は就業時間と宴会会場までの距離の計算を忘れずに行いましょう。

日程調整は以上の事に注意しましょう。 幹事様は社員みんなが納得するよう日程調整をしなければなりません。 同僚や後輩に相談しながらスムーズに日程調整を行いましょう。

公共交通機関

お店の場所の近くに電車・バス乗り場が近いことが大切です。
宴会が長くなると帰りの交通手段が気になります。
電車やバス乗り場が予約したお店の近くにあると、参加者は時間を気にせず宴会を楽しめます。
幹事様はお店の候補があがれば、公共交通機関の有無を同時に確認してください。
みんなが時間を気にせず楽しめる！お店選びは交通手段も考えましょう。

大人数なら個室

参加者が多い宴会のお店は、個室がおすすめです。
忘年会や新年会など、たくさんの社員が集まる宴会は楽しくおしゃべりしたいですよね。
しかし、個室のないお店を予約してしまうと他のお客様に迷惑をかけてしまうかもしれません。
社員みんなの士気をあげるためにも、宴会でのトークは必須です。
幹事様は参加者の人数を考え、大人数なら個室を予約しましょう。

冬ならテーブル席

忘年会や新年会など、冬に開催する宴会ならテーブル席がおすすめです。
男性・女性限らず冬はブーツを履く方が多いですよね。
お座敷の部屋はブーツの紐を外したり、靴下を履き替えたりと、面倒な作業が増えてしまいます。
テーブル席なら人前でブーツを脱ぐことに抵抗を感じる方への配慮にもなります。
幹事様は冬の宴会はできるだけテーブル席を予約しましょう。

話題のお店を選ぶ

宴会のお店はSNSやグルメサイトで評価の良い人気店を選ぶのがおすすめです。
SNSで映える華やかな料理や、食材にこだわった自慢の料理など、参加者みんなが喜んでくれるメニューがあれば宴会は盛り上がります。
話題のお店を予約できればたくさんの社員が宴会に参加してくれるでしょう。
幹事様はお店選びに悩んだら、話題の人気店を予約しましょう。

店の下見は大切

どんなに忙しくても、HPや情報誌などに頼って決めてしまうと、イメージが違っていたり、お店の接客態度が悪かったりと、楽しい時間が台無しになる事もあります。
あらかじめ、下見をしておくのは◎

ポイントをチェック項目でまとめておく

例えば、
・収容人数
・メニュー内容（料理・飲み放題）
・人数変更などの場合の連絡期限（キャンセル料の有無）
・開始や終了が遅れる場合の対応
・椅子か座敷か
・利用可能時間
・カラオケがあるなど、騒いでも大丈夫か
・幹事無料が出来るか（何人以上から）
・支払いは全額当日で良いか
など。

そもそも参加費の相場は？

参加費節約の前に参加費の相場を知っていますか？
一般的な忘年会や新年会などの宴会は一人5,000円以下が理想です。
5,000円を超えると少し高いな…。と思ってしまう人が多いようです。
役員や部署長はあまり金額を気にしませんが、新入社員や若手にとって宴会の参加費は気になるところです。
幹事様は参加者みんなが納得してくれる金額設定を意識しましょう。

参加者の参加費は「会議費」を使える？

会社によっては、社内親睦会として「会議費」で計上できる場合があります。
「社内会議費」「社内飲食費」の勘定科目で参加費を補えます。
幹事様は事前に会社の経理部と相談し、参加者の参加費を計上しましょう。

参加者の参加費は「福利厚生費」を使える？

会社によっては、忘年会や新年会を「福利厚生費」で計上できる場合があります。
会社のイベントとして、基本的には社員全員参加になるケースがほとんどでしょう。
幹事様は事前に会社の経理部と相談し、参加者の参加費を計上しましょう。

参加者の参加費は「交際費」を使える？

取引先のお客様参加の宴会に限り「交際費」で計上できる場合があります。
しかし会社の社員だけで開催する宴会で「交際費」は使えません。
幹事様は事前に会社の経理部と相談し、参加者の参加費を計上しましょう。

アンケート用紙の記入例

ビンゴゲーム

定番のビンゴゲームはみんなが集まる宴会にぴったりです。
ビンゴゲームの景品として豪華賞品を用意すればさらに盛り上がります。
ビンゴゲームは始まると少し時間がかかるのもポイントです。
そのため、社員同士の会話が続かない…。なんて心配もなくなります。
ただし、ビンゴゲームは参加者全員分のビンゴカードを用意し、必要に応じて景品も用意しなければなりません。
開催するにあたり少し費用がかかるので、幹事様は会社の上司や経理部と相談して決めましょう。

くじ引き

こちらも余興の定番、くじ引きは宴会にぴったりです。
ビンゴゲームと同様に、豪華景品を用意すればさらに盛り上がります。
くじ引きは景品以外の費用はかかりませんが、幹事様が参加者全員分のくじを作成する必要があります。
大人数の宴会の場合、準備に時間がかかってしまいます。
時間がないときは同僚や後輩に手伝ってもらい、宴会をくじ引きで盛り上げましょう。

クイズ

みんなで考えて楽しむクイズは宴会の余興にぴったりです。
同じ職場の人間だからこそ分かる社内事情を問題にしたり、上司のおもしろエピソードで笑いをとったり、クイズの問題を考える幹事様も楽しめます。
そして参加者をランダムでチーム分けし、チーム戦形式にするとさらに盛り上がります。
特別な費用もなく、幹事様も楽しんで余興を進められます。
宴会をクイズで盛り上げ、社員の交流をさらに深めましょう。

受付担当

宴会の参加者を案内する受付担当を決めましょう。
受付があればその場で参加費を回収できたり、参加者が迷わずお店・会場にたどり着けたりと、メリットがたくさんあります。

司会進行担当

宴会の司会進行は重要な役目です。
あいさつは長すぎず短すぎず、みんなが気持ちよく宴会を始めるために技術が問われます。
司会進行は外注することもできるので事前に上司や経理部に確認しましょう。

余興・ゲームのサポート担当

司会進行のサポート担当も重要な役目です。
サポート担当者がいれば、スムーズに余興・ゲームが進められるというメリットがあります。
司会進行との連携が大切なので、事前の打ち合わせが大切です。