これで完璧！幹事のための結婚式二次会幹事マニュアル

幹事と新郎新婦で顔合わせをする

結婚式二次会の幹事を任されたら、まず幹事と新郎新婦で顔合わせをしましょう。
小規模な二次会で幹事が一人だけのときもありますが、場合によっては新郎側と新婦側で幹事が数人いるというパターンもあります。
この場合、幹事同士が初対面という可能性もあるので、新郎新婦を交えた顔合わせはとても重要です。

結婚式二次会のおおまかな内容を決める

幹事と新郎新婦の顔合わせのとき、結婚式二次会のおおまかな内容を決めておくのがおすすめです。

具体的な内容は
・招待するゲストについて
・会場の規模について
・二次会の雰囲気について
など、主にゲストの人数や会場の規模・雰囲気を決めておきましょう。

このように、幹事は顔合わせの段階で新郎新婦が思い描く二次会像を聞き出してください。

幹事と新郎新婦の仕事内容を決める

こちらも顔合わせの段階で決めておけば、結婚式二次会当日までの準備がスムーズに進みます。

一般的な幹事の仕事は、
・受付
・司会進行
・その他演出
など、結婚式二次会当日の進行が挙げられます。

新郎新婦にお願いする仕事は、
・予算決め
・ゲストを招待する
・会場を決める
など、主に結婚式二次会の事前準備としての役割がメインです。

新郎新婦はあくまでも主役でありゲストと同様、幹事がもてなす立ち位置なので、結婚式二次会の仕事は幹事だけで行います。

結婚式二次会の幹事役割を決める

次に幹事は、結婚式二次会での幹事同士の役割を決めていきます。

先ほど紹介した、
・受付
・司会進行
・その他演出
の中から、それぞれの幹事に役割を振り分けておきましょう。

また、大人数の二次会で幹事が数名いるなら、代表となる幹事を一人決めておくのがおすすめです。
事前準備や二次会当日の動きを代表となる幹事に指示してもらえば、幹事同士の連携もスムーズに進みます。

このように、司令塔となる代表幹事を決めておけば結婚式二次会の成功に繋がりますよ。

～6ヶ月前～結婚式二次会の予算（会費）を決める

まず、結婚式二次会の予算（会費）を新郎新婦のお二人に決めてもらいます。
最初に予算を決めなければ二次会の全体像がつかめないので、幹事は新郎新婦にお願いし二次会の6ヶ月前くらいまでに決めてもらいましょう。
やはり、最初の顔合わせの段階である程度の予算を聞いておくのがおすすめです。
特に会費はゲストが納得するよう、幹事も案を出しながら決めてください。

～6ヶ月前～結婚式二次会会場を決める

予算が決まったら、次に結婚式二次会の会場を決めます。

こちらも新郎新婦の仕事ですが、幹事と一緒に会場を決めたり任されたりすることも想定しておきましょう。
会場選びのポイントは公共交通機関の有無や結婚式の会場からの距離を配慮することです。

幹事はゲストが不満に感じないよう、二次会の会場選びにも気配りが必要になります。
結婚式二次会の会場は早めにおさえる必要があるので、予算が決まり次第急いで会場を決めてください。

～4ヶ月前～ゲストに招待状を送る

会場が決まったら結婚式二次会の参加ゲストに招待状を送ります。
ゲストへの招待状も新郎新婦にお願いし、二次会の4ヶ月前くらいまでに送ってもらいましょう。

注意してほしいのは、二次会参加の回答が遅いゲストへの対応です。
幹事は招待状を送ったゲスト一覧を作成し、回答が遅いゲストには個別に連絡をして確認する必要があります。

結婚式二次会の招待状は紙だけではなくWEB招待状もあるので、幹事とゲストお互いのストレスをなくすにはおすすめの方法ですよ。

招待状はこちら

WEB招待状はこちら

～3ヶ月前～進行内容を決める

結婚式二次会の3ヶ月前になったら、いよいよ当日の進行内容を決めていきます。
一般的な結婚式二次会は2時間で構成されており、幹事は当日のタイムスケジュールを念入りに構成しなければなりません。
歓談時間・ゲームや余興・新郎新婦のあいさつなど、結婚式二次会は分刻みでスケジュールを管理する必要があります。
さらに、幹事はゲームや余興があるなら時間が押すことも想定しておきましょう。
特にたくさんのゲストが参加するなら時間に余白を作ってアクシデントに対応できるよう準備が必要です。

～３ヶ月前～必要な備品や景品の準備をする

進行内容と同じ時期に、必要な備品や景品も合わせて準備しておきましょう。
結婚式二次会の直前で備品などを準備すると、置き場の確保に焦ったり当日のシミュレーションが出来なかったりするので、進行内容が決まり次第素早く準備してください。

特にゲームの景品の準備は、ネットで専門のサイトから購入するのがおすすめです。
専門サイトならゲストが欲しい景品が揃っているので、幹事が景品決めに悩む心配もありませんよ。

景品はこちら

～1～２ヶ月前～進行表・司会台本・名簿作成といった資料作成をする

必要な備品や景品の準備が済んだら、進行表や台本などの資料作成を進めましょう。
進行表や台本には二次会当日タイムスケジュールを記載し、幹事が時間通りに二次会を進められるよう工夫が必要です。

進行表や台本以外にも、受付で確認するためにゲストの名簿作成も準備しましょう。
名簿は新郎側と新婦側のゲストに分け「あいうえお順」にするなど、幹事がスムーズに受付を行えるよう作成してください。

～2～3週間前～結婚式二次会会場へ最終確定を伝える

進行内容・備品や景品・資料作成など、すべての準備が整ったら、結婚式二次会の会場へ最終確認を伝えます。
2～3週間前までに連絡するのが理想ですが、準備が早く終われば二次会の1か月前に連絡しても大丈夫です。
しかし、会場への最終確認後に内容変更は出来ないので注意しましょう。
そのため、幹事は新郎新婦のお二人と念入りに打ち合わせし、会場への最終確認のタイミングを共有するのがおすすめです。

会場の設営は幹事全員で

結婚式二次会当日の会場の設営など、必要な準備は幹事全員で行いましょう。
一般的に結婚式の二次会会場は幹事だけ30分前に入れるようになっており、幹事はゲストや新郎新婦が会場に付く前に設営を終わらせなければなりません。
装飾や音響の確認、受付の準備など、幹事の仕事はたくさんあるので、代表幹事を中心に必ず全員で設営を行ってください。

幹事が司会をする場合は複数名で担当してもOK

結婚式二次会の進行役でもある司会は、一人に任せるのではなく複数名で担当しても大丈夫です。
2時間もある二次会の司会を一人に任せるのは大変なので、こちらも設営などの準備と同じく幹事みんなで協力して決めてくださいね。

会費が足りない可能性もある！お金にまつわることは新郎新婦を交えて決める

結婚式二次会にはアクシデントが付き物なので、ゲストが当日になって参加をキャンセルすることも想定しておきましょう。
さらに、二次会できっちり会費を集めたはずなのに計算するとお金が足りない…なんてトラブルも考えられます。
このようなお金にまつわるトラブルは、幹事だけで抱え込まず必ず新郎新婦のお二人に相談してから決めましょう。
もしくは二次会の前にお金に関するアクシデントを想定し、予算を余分に準備してもらうのもおすすめです。

進行役である幹事の責任と思わず、新郎新婦との信頼関係に重きを置くことが重要であることを覚えておきましょう。

進行スケジュールは歓談の時間をうまく活用する

結婚式二次会はタイムスケジュールがタイトなので、幹事はゲストが歓談している時間をうまく活用するよう心がけましょう。
歓談の時間は結婚式二次会の中でも特に長く設けられ、余興やゲームの間に挟むことが多いです。
幹事はこのゲスト同士が歓談している時間に、二次会のスケジュール確認をして当日の流れを再確認できます。
また、余興やゲームで時間が押したときの調整に使うこともできるので、歓談時間をうまく利用することが結婚式二次会を成功させるための鍵ということです。